La mise en œuvre de la démarche
Depuis 2016, l’Université Marie et Louis Pasteur a engagé un travail collaboratif d’analyse des pratiques en matière de ressources humaines. À l’issue du premier cycle de labellisation, 41 actions ont été entreprises, avec un taux de réalisation de près de 90 %. Le label a été renouvelé en 2023 avec un nouveau plan d’actions 2023-2026, décliné en 15 actions.
Les grands domaines suivis
Le label étant évolutif au-delà de son obtention, il permet d’approfondir certaines actions ou d’en entreprendre de nouvelles afin d’améliorer l’attractivité, la compétitivité et de suivre les évolutions de la recherche dans 4 grands domaines :
- Recrutement ;
- Conditions de travail ;
- Formation ;
- Éthique.
La gouvernance du projet
La démarche s’appuie sur une cellule d’appui chargée du suivi opérationnel du plan d’actions, de la coordination avec les responsables d’actions, de la communication et des échanges avec la Commission européenne.
Un comité de suivi réunit des représentants de la communauté scientifique et contribue à l’analyse de l’avancement des actions, à l’auto-évaluation et à la diffusion de la démarche au sein de l’établissement.
La cellule d'appui (comité technique) est composée de 8 membres.
Son rôle :
- Pilotage de la mise en œuvre du plan d’actions.
- Suivi opérationnel de la mise en œuvre : convocation et comptes rendus (CR) des réunions de suivi, mise à jour du Plan d’actions, archivage des documents dans la gestion électronique de documents (GED) Nuxéo, mise en place d’outils de suivi (enquêtes, fiches de vie, indicateurs de réalisation, mise en place de système mesurant l’efficacité, …).
- Coordination entre les responsables d’actions et leurs référents du comité de suivi.
- Lien avec la Commission européenne (réalisation et envoi des rapports intermédiaires, audit…).
- Communication.
Chaque membre de la cellule d’appui est chargé de suivre cinq ou six actions (relance du responsable de l’action, vérification de l’avancement…).
Le comité de suivi (comité de pilotage) est composé de 20 membres, avec une représentation paritaire des femmes et des hommes.
Son rôle :
- Valider le planning des actions.
- Analyser objectivement et de manière constructive des écarts entre les projets d’actions et leurs réalisations.
- Être le « porte-parole » de la démarche afin d’assurer une large diffusion de la démarche et du label.
- Recueillir des informations afin de faire évoluer la démarche.
- Avoir un rôle important dans le cadre de l’auto-évaluation et des audits.
- Être force de propositions.
Une ou deux fois par an, un comité de suivi restreint se réunit afin d'examiner l'avancement des actions portées par chaque membre de la cellule d'appui. Les responsables d'actions sont invités à participer à ces réunions.
À l'issue de ces échanges, le comité de suivi restreint rédige ou met à jour une fiche de vie pour chaque action, afin d'en assurer le suivi et de retracer son évolution. Les fiches de vie, ainsi que l'ensemble des documents relatifs à chaque action, sont déposés dans NUXEO et accessibles à tous les membres du comité de suivi ainsi qu'aux responsables d'actions.
Une ou deux fois par an, le comité de suivi se réunit en séance plénière afin de valider les fiches de vie, dresser un bilan de l'avancement du plan d'action et, le cas échéant, définir les ajustements nécessaires à sa mise en œuvre.
La communauté scientifique
En outre, cette construction implique directement la communauté scientifique de l'établissement puisque les enseignants-chercheurs font partie intégrante de la démarche en étant force de proposition et d'orientation des actions à mener par le biais de leur présence au sein du comité de pilotage.
L'Université sonde également les laboratoires sur les principes abordés par le label ce qui lui permet d'avoir un retour et des contributions de ces derniers.